Procedura per la tutela del soggetto che effettua segnalazioni di illeciti e gestione delle segnalazioni stesse nell’interesse dell’integrità della S.I.G.MA. Srl, ai sensi dell’art. 54-bis del d.lgs. 165/2001, della Delibera A.N.AC. n. 469 del 9 giugno 2021 (cd. Whistleblowing) e del d.lgs. 10 marzo 2023, n. 24.

La presente Procedura non opera in relazione alle segnalazioni di informazioni che siano già totalmente di dominio pubblico, alle notizie prive di fondamento e alle c.d. “voci di corridoio” (cfr. Delibera A.N.A.C. n. 469/2021 par. 2.2).

1. Ambito di riferimento.

1. La S.I.G.MA. Srl riconosce l’istituto del whistleblowing quale fondamentale misura di prevenzione della corruzione e della “maladministration”. A tal fine incoraggia e tutela, secondo i migliori e più diffusi modelli nazionali e internazionali, i soggetti di cui al successivo par. 3 che, nell’interesse all’integrità della S.I.G.MA. Srl, intendono segnalare fatti illeciti.

2. La presente Procedura disciplina:

la ricezione e la gestione delle segnalazioni di illeciti che possano, in vario modo, interessare la S.I.G.MA. Srl;
la tutela degli autori delle segnalazioni, in attuazione di quanto previsto dall’art. 54- bis, del D. Lgs. 30 marzo 2001, n. 165, come modificato dalla L. 30 novembre 2017, n. 179 e nel rispetto di quanto disposto dalla Delibera A.N.AC. n. 469 del 9 giugno 2021, recante «Linee guida in materia di tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza in ragione di un rapporto di lavoro, ai sensi dell’art. 54-bis, del d.lgs. 165/2001 (c.d. whistleblowing)».

2. Scopo del documento.

1. La finalità della presente Procedura è quella di fornire indicazioni operative ai soggetti coinvolti nel procedimento di inoltro, ricezione e gestione delle segnalazioni di illecito, con particolare riguardo a:

• i soggetti ai quali è consentito effettuare la segnalazione;
• l’oggetto, i contenuti e le modalità di effettuazione della segnalazione;
• i soggetti deputati a ricevere la segnalazione;
• le modalità di gestione della segnalazione;
• i termini procedimentali;
• la trasmissione della segnalazione ai soggetti competenti;
• le forme di tutela che devono essere garantite in favore del segnalante;
• le responsabilità del segnalante e dei soggetti in vario modo coinvolti nel procedimento di gestione della segnalazione.

3. Ambito di applicazione soggettivo.

1. La presente Procedura si applica alle segnalazioni effettuate da:

• dipendenti di S.I.G.MA. Srl (sia lavoratori di struttura che lavoratori somministrati);
• liberi professionisti/consulenti/lavoratori autonomi, ivi compresi quelli con rapporto di collaborazione che intrattengano rapporti con S.I.G.MA. Srl

2. Estensione della tutela
La tutela dei segnalanti è garantita:

• nel caso dei lavoratori dipendenti di S.I.G.MA. Srl durante tutta la vigenza del contratto, ivi incluso il periodo di prova ed inoltre è estesa alle fasi di selezione, a quelle precontrattuali in genere e, nel caso di cessazione del rapporto di lavoro oltre la fine dello stesso rapporto qualora il lavoratore sia venuto a conoscenza o sia stato vittima di illeciti aziendali in concomitanza o successivamente alla cessazione del rapporto di lavoro;
• nel caso di liberi professionisti/consulenti/lavoratori autonomi e altri soggetti che intrattengono un rapporto di collaborazione con S.I.G.MA. Srl per tutta la durata del rapporto, ivi incluse le fasi precontrattuali e oltre il termine del contratto qualora il soggetto sia venuto a conoscenza o sia stato vittimi di illecito aziendale in concomitanza o successivamente alla cessazione del rapporto

3. Ai sensi della Delibera A.N.AC. n. 469/2021, non rientrano tra i soggetti di cui al comma 1 coloro che, pur svolgendo un’attività lavorativa in favore della S.I.G.MA. Srl, non sono dipendenti propriamente intesi (ad es., stagisti, tirocinanti).

4. La tutela delle persone segnalanti si applica anche qualora la segnalazione, la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o la divulgazione pubblica di informazioni avvenga nei seguenti casi:

a) quando il rapporto giuridico di cui al comma 3 non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
b) durante il periodo di prova;
c) successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

5. Fermo quanto previsto nell’articolo 17, commi 2 e 3 del d.gs. 24/2023, le misure di protezione di cui al capo III del medesimo decreto, si applicano anche:

a) ai facilitatori;
b) alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
c) ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
d) agli enti di proprietà della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

4. Oggetto della segnalazione.

1. Oggetto della segnalazione possono essere tutti i comportamenti o i fatti che, a parere del segnalante, configurino o siano potenzialmente in grado di configurare illeciti di natura civile, penale, amministrativa e contabile o siano lesivi di un interesse pubblico o privato.
A titolo esemplificativo questo canale può essere utilizzato per segnalare fatti o situazioni in grado di arrecare un danno o un pregiudizio a S.I.G.MA. Srl, quali ad esempio:

• comportamenti attuati in violazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo, del codice etico o di altre disposizioni interne all’organizzazione;
• comportamenti perseguibili sotto il profilo legale (penalmente rilevanti o soggetti a sanzioni amministrative);
• comportamenti in grado di arrecare danni o pregiudizi patrimoniali, d’immagine o alle altre risorse di S.I.G.MA. Srl;
• comportamenti in grado di comportare danni per l’ambiente, la salute e la sicurezza delle risorse, dei clienti, dei fornitori o dei cittadini in genere, la protezione dei dati personali e la sicurezza delle reti e sistemi informativi.

2. Il contenuto del fatto segnalato, in ogni caso, deve presentare elementi dai quali sia chiaramente desumibile una lesione, un pregiudizio, un ostacolo, un’alterazione del corretto e imparziale svolgimento di un’attività o di un servizio pubblico o per il pubblico, anche sotto il profilo della credibilità e dell’immagine.

3. Ai fini della segnalazione, non è necessario che il segnalante sia certo dell’effettivo avvenimento dei fatti denunciati e dell’autore degli stessi, essendo sufficiente che il segnalante, in base alle proprie conoscenze, ne sia ragionevolmente convinto.

4. Possono formare oggetto di segnalazione attività illecite non ancora compiute ma che il segnalante ritenga ragionevolmente possano verificarsi in presenza di elementi precisi e concordanti.

5. La segnalazione dovrà, in ogni caso, essere quanto più possibile circostanziata e contenere il maggior numero di elementi al fine di consentire agli organi competenti di effettuare le dovute verifiche.

6. È necessario che la segnalazione sia il più possibile circostanziata al fine di consentire la delibazione dei fatti da parte del gestore o di ANAC. In particolare è necessario risultino chiare:

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
• la descrizione del fatto;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati. È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

7. Non sono meritevoli di tutela e, conseguentemente, non sono oggetto di esame da parte della S.I.G.MA. Srl, le segnalazioni basate su mere supposizioni e/o sospetti e/o opinioni personali del segnalante e/o di eventuali terzi dal medesimo indicati.

8. Le tutele di cui alla presente Procedura non operano nei confronti del segnalante che violi la legge al fine di raccogliere informazioni, indizi o prove di illeciti in ambito lavorativo.

9. La presente Procedura non opera in relazione alle segnalazioni di informazioni che siano già totalmente di dominio pubblico, alle notizie prive di fondamento e alle c.d. “voci di corridoio” (cfr. Delibera A.N.A.C. n. 469/2021 par. 2.2).

5. Disciplina della segnalazione anonima.

1. La segnalazione anonima è oggetto di valutazione in termini di ammissibilità e fondatezza secondo quanto previsto dal presente paragrafo.

2. La S.I.G.MA. Srl prende in considerazione la segnalazione anonima quando la stessa sia adeguatamente circostanziata e resa con dovizia di particolari e comunque tale da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati (es.: indicazione di nominativi o qualifiche particolari, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, etc.).

3. Il gestore valuta la segnalazione anonima e assume le iniziative ritenute opportune per l’eventuale seguito di competenza, assegnando alla stessa una numerazione seriale. In conclusione delle opportune iniziative la segnalazione anonima viene archiviata in apposito registro segreto accessibile solo al gestore.

6. Modalità per l’effettuazione della segnalazione e soggetti deputati alla ricezione.

1. La segnalazione, anche se già trasmessa all’Autorità giudiziaria, alla Corte dei Conti o all’A.N.AC., deve essere indirizzata al gestore della segnalazione, ovvero al preposto Ufficio Risorse Umane – unico destinatario della S.I.G.MA. Srl competente a ricevere e gestire le segnalazioni aventi rilevanza agli effetti della presente Procedura – ricorrendo alternativamente alle seguenti modalità:

• segnalazione interna
• segnalazione esterna

2. Per la segnalazione interna è possibile avvalersi dei seguenti canali:

• In forma orale, utilizzando la linea telefonica dedicata e registrata nr. 3357088163;
• in forma cartacea, tramite lettera raccomandata in doppia busta chiusa, includendo nella prima i dati identificativi del segnalante, unitamente a copia di un documento di identità; nella seconda l’oggetto della segnalazione; entrambe le buste dovranno poi esser inserite in una terza busta riportando all’esterno la dicitura “Riservata al gestore della segnalazione – Segnalazione Whistleblowing”, da spedire al seguente indirizzo: S.I.G.MA. Srl via Delle Grigne n. 12/A 22070 Locate Varesino – CO.

3. Qualora la segnalazione riguardi il gestore il segnalante può inviare la segnalazione direttamente all’A.N.AC. ovvero alle altre Autorità competenti, secondo quanto previsto dalla legge.

4. La persona segnalante può altresì effettuare una segnalazione esterna se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

a) non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall’articolo 4 del d.lgs. 24/2023;

b) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ai sensi dei commi 1 e 2 e dell’art. 4 del d.lgs. 23/2023 e la stessa non ha avuto seguito;

c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;

d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

5. Per la segnalazione esterna, l’interessato si potrà avvalere del canale attivato da ANAC che garantisca, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. È possibile accedere all’applicazione tramite il portale dei servizi ANAC al seguente url: https://servizi.anticorruzione.it/segnalazioni/#/.

7. Riservatezza dell’identità del segnalante.

1. L’identità del segnalante non può essere rivelata.

2. Qualora la segnalazione dia luogo a un procedimento disciplinare, l’identità del segnalante non può essere rivelata ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione dell’illecito disciplinare sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante sia assolutamente indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza di consenso del segnalante alla rivelazione della sua identità.

3. Il Responsabile UPD valuta, su istanza dell’incolpato, se ricorrono i presupposti in ordine alla necessità di conoscere l’identità del segnalante ai fini del diritto di difesa, dando adeguata motivazione della sua decisione sia in caso di accoglimento dell’istanza, ai sensi del precedente punto 2, sia in caso di diniego.

4. È fatto divieto assoluto al gestore dedicato alla gestione delle segnalazioni, di rendere nota, in assenza dei presupposti sopra esplicitati, l’identità del segnalante.

5. Nell’ambito del procedimento penale, l’identità del segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 del codice di procedura penale.

6. Nell’ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei Conti, l’identità del segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria. Restano ferme le disposizioni di legge speciale che impongono che l’identità del segnalante debba essere rivelata esclusivamente alle Autorità procedenti (es.: indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni, etc.).

7. La segnalazione e la documentazione alla stessa allegata sono, in ogni caso, sottratte all’accesso agli atti amministrativi ex artt. 22 e seguenti della L. n. 241/1990 e all’accesso civico generalizzato di cui all’art. 5, comma 2, del D. Lgs. n. 33/2013. Resta fermo quanto previsto all’art. 2-undecies, comma 1, lett. f), del D. Lgs. n. 196/2003.

8. Ulteriori tutele in favore del segnalante.

1. I soggetti indicati al par. 3, punto 1 della presente Procedura che segnalino al gestore dell’Azienda, all’Autorità giudiziaria, alla Corte dei Conti o all’A.N.AC. condotte illecite di cui siano venuti a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro, non possono subire, in conseguenza della segnalazione, sanzioni, demansionamento, licenziamento, trasferimento o essere sottoposti ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro.

2. L’adozione delle misure ritenute ritorsive di cui al precedente punto nei confronti del segnalante è comunicata in ogni caso all’A.N.AC. dall’interessato, dal gestore o dalle organizzazioni sindacali rappresentative dell’Azienda, ove esistenti.

3. Ai sensi dell’art 54 bis, comma 7, del D. Lgs. n. 165/2001, è a carico dell’Azienda dimostrare che le misure discriminatorie o ritorsive – se e in quanto accertate tali – adottate nei confronti del segnalante, sono motivate da ragioni estranee alla segnalazione stessa. Gli atti adottati per i quali viene accertata la natura discriminatoria o ritorsiva sono nulli.

4. In conformità a quanto disposto dall’art 54 bis, comma 8, del D. Lgs. n. 165/2001, il segnalante che sia licenziato a motivo della segnalazione è reintegrato nel posto di lavoro ai sensi dell’art. 2, del D. Lgs. 4 marzo 2015, n. 23. Coerentemente con quanto previsto dall’art. 54 bis, comma 9, del D. Lgs. n. 165/2001, le tutele di cui alla presente Procedura non sono garantite nei casi in cui sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante medesimo per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per reati commessi con la denuncia ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.

9. Integrazione della disciplina dell’obbligo di segreto d’ufficio, aziendale, professionale, scientifico e industriale.

1. Nelle segnalazioni effettuate nel rispetto di quanto previsto dalla presente Procedura nonché dall’art. 54 bis, del D. Lgs. n. 165/2001, il perseguimento dell’interesse all’integrità delle Pubbliche Amministrazioni, e segnatamente della S.I.G.MA. Srl, nonché alla prevenzione e alla repressione delle malversazioni, costituisce giusta causa di rivelazione di notizie coperte dall’obbligo di segreto di cui agli artt. 326, 622 e 623 del codice penale e all’art. 2105 del codice civile.

2. La disposizione di cui al punto precedente non si applica nel caso in cui l’obbligo di segreto professionale gravi su chi sia venuto a conoscenza della notizia in ragione di un rapporto di consulenza professionale o di assistenza con l’Azienda o con la persona fisica interessata.

3. Quando notizie e documenti che sono comunicati al gestore sono oggetto di segreto aziendale, professionale o d’ufficio, costituisce violazione del relativo obbligo di segreto la rivelazione con modalità eccedenti rispetto alle finalità dell’eliminazione dell’illecito e, in particolare, la rivelazione al di fuori dei canali previsti per l’effettuazione della segnalazione previsti dalla presente Procedura.

10. Il procedimento di gestione delle segnalazioni whistleblowing.

1. Il procedimento di gestione delle segnalazioni whistleblowing si articola nelle seguenti fasi:

a) ricezione e protocollazione della segnalazione;
b) valutazione preliminare della segnalazione;
c) fase istruttoria;
d) trasmissione della segnalazione al soggetto competente.

11. Fase di ricezione e protocollazione della segnalazione.

1. Il procedimento di gestione delle segnalazioni whistleblowing è avviato a seguito della ricezione della segnalazione.

2. Entro 7 (sette) giorni lavorativi dalla ricezione della segnalazione, il gestore procede:

a) alla protocollazione su registro riservato alle segnalazioni whistleblowing, attribuendo un codice univoco progressivo, registrando la data e l’ora di ricezione;

b) se strettamente necessario ai fini della gestione della segnalazione, ove non già precisato nell’istanza, alla corretta identificazione del segnalante acquisendone, oltre all’identità, anche la qualifica e il ruolo e tutti gli ulteriori dati ritenuti utili ai fini della valutazione preliminare della segnalazione;

c) alla separazione dei dati identificativi del segnalante dal contenuto della segnalazione, attraverso l’adozione di codici sostitutivi dei dati identificativi, in modo che la segnalazione possa essere gestita in forma anonima e rendere possibile la successiva associazione della segnalazione con l’identità del segnalante nei soli casi previsti dalla presente Procedura;

d) all’adozione di ogni opportuna misura di sicurezza per impedire a terzi di risalire all’identità del segnalante nonché alla conservazione della segnalazione e della documentazione a corredo in luogo segreto;

e) alla tempestiva trasmissione di apposita informazione di “conferma di avvenuta ricezione” al segnalante con l’indicazione del numero di protocollo assegnato alla segnalazione e dei codici sostitutivi dell’identità del segnalante, sottolineando l’assoluta segretezza dei dati e il divieto della loro diffusione.

3. Il gestore, nell’ambito delle attività di ricezione e gestione della segnalazione, può avvalersi, quando risulti assolutamente necessario e in via del tutto straordinaria, previa adozione delle dovute misure tecniche ed organizzative ai sensi della disciplina in materia di protezione dei dati personali, di un gruppo di lavoro dedicato, composto da dipendenti dell’Azienda, da individuare con specifico atto organizzativo del gestore.

4. In capo al gestore e a ciascun componente del gruppo di lavoro dedicato di cui al presente articolo grava l’obbligo di assoluta riservatezza sull’identità del segnalante. La rivelazione dell’identità del segnalante fuori dai casi previsti dalla presente Procedura costituisce grave illecito disciplinare.

5. Il gestore e i componenti del gruppo di lavoro dedicato di cui al presente articolo devono astenersi in caso di conflitto di interessi, anche solo apparente o potenziale, e sono contestualmente tenuti a segnalare tale conflitto alla Direzione Aziendale.

6. Fermo restando quanto previsto con riferimento all’identità del segnalante, il gestore e i componenti del gruppo di lavoro dedicato di cui al presente articolo mantengono riservata l’identità del segnalato e i contenuti della segnalazione durante l’intera fase di gestione della medesima e, comunque, fintantoché risulti necessario.

7. I dati personali del segnalante e di tutti gli ulteriori soggetti coinvolti in conseguenza della segnalazione, ivi compreso il segnalato, sono trattati nel rispetto di quanto previsto dal D. Lgs. n. 30 giugno 2003, n. 196 (c.d. Codice Privacy) e del Regolamento UE 2016/679.

12. Fase di valutazione preliminare della segnalazione e attività di verifica del gestore.

1. Il gestore effettua una valutazione preliminare sui contenuti della segnalazione ricevuta al fine di:

a) appurare la gravità e la rilevanza della condotta illecita imputata al segnalato;

b) verificare se la segnalazione sia effettivamente sorretta dall’interesse del segnalante a tutelare l’integrità dell’Azienda e/o alla prevenzione / repressione delle malversazioni in danno della medesima;

c) verificare la presenza di concorrenti interessi personali del segnalante ovvero di altri soggetti in rapporto con quest’ultimo;

d) ove necessario, svolgere attività di verifica e, comunque, chiedere al segnalante e/o ad eventuali altri soggetti coinvolti nella segnalazione i necessari e opportuni chiarimenti e/o integrazioni, anche documentali, adottando le opportune cautele per garantire la riservatezza del segnalante;

e) identificare i soggetti terzi competenti all’adozione dei conseguenti provvedimenti.

2. Il gestore dichiara inammissibile la segnalazione, procedendo alla relativa archiviazione nelle seguenti ipotesi:

a) manifesta mancanza di interesse all’integrità dell’Azienda;

b) manifesta incompetenza dell’Azienda sulle questioni segnalate;

c) manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti;

d) accertato contenuto generico della segnalazione di illecito tale da non consentire la comprensione dei fatti, ovvero segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata o inconferente;

e) produzione di sola documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite o irregolarità;

f) mancanza dei dati che costituiscono elementi essenziali della segnalazione, quali la denominazione e i recapiti del whistleblower, i fatti oggetto di segnalazione, le ragioni connesse all’attività lavorativa svolta che hanno consentito la conoscenza dei fatti segnalati.

3. Nei casi di cui alle lettere c) ed f) del comma precedente, il gestore formula richieste di integrazioni e chiarimenti.

4. Nel caso in cui, all’esito della valutazione preliminare, la segnalazione sia ritenuta manifestamente infondata, il gestore procede all’archiviazione della segnalazione medesima, dandone comunicazione al segnalante.

5. Di norma, il termine per l’esame preliminare della segnalazione è quantificabile in 15 giorni lavorativi, cui consegue l’avvio dell’istruttoria

13. Fase istruttoria.

1. Ove necessario, il gestore avvia la propria attività istruttoria nel rispetto dei principi di tempestività, indipendenza, equità e riservatezza. Nel corso delle verifiche, il gestore può chiedere il supporto delle strutture organizzative di volta in volta competenti, assicurando la riservatezza e l’anonimizzazione dei dati personali eventualmente contenuti nella segnalazione.

2. Le strutture dell’Azienda interessate dall’attività di verifica del gestore garantiscono la massima e tempestiva collaborazione.

3. La metodologia da impiegare nello svolgimento delle attività di verifica è valutata di volta in volta, individuando la tecnica ritenuta più efficace, considerata la natura dell’evento sottostante alla violazione e le circostanze esistenti. Le verifiche possono essere eseguite, a titolo esemplificativo, mediante: interviste, analisi documentale, ricerca di informazioni su database pubblici, verifiche sulle dotazioni dell’Ente, nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali.

4. In nessun caso sono consentite verifiche svolte in maniera lesiva della dignità e riservatezza del dipendente e/o verifiche arbitrarie, non imparziali e inique, tali da screditare il dipendente ovvero da comprometterne il decoro davanti ai colleghi.

5. Nel caso in cui, all’esito della valutazione preliminare del gestore, la segnalazione sia ritenuta manifestamente infondata, il medesimo gestore procede all’archiviazione della segnalazione medesima, dandone comunicazione al segnalante.

6. Nel caso in cui, all’esito della fase istruttoria, la segnalazione sia ritenuta manifestamente infondata, il gestore procede all’archiviazione della segnalazione medesima, dandone comunicazione al segnalante.

7. Entro 90 giorni dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione il gestore fornisce un riscontro al segnalante comunicando:

• l’avvenuta archiviazione della segnalazione, motivandone le ragioni;
• l’avvenuto accertamento della fondatezza della segnalazione e la sua trasmissione agli organi interni competenti;
• l’attività svolta fino a questo momento e/o l’attività che intende svolgere.

14. Fase di trasmissione della segnalazione al soggetto competente.

1. Nel caso in cui, all’esito della valutazione preliminare di cui al punto 1 del precedente paragrafo, la segnalazione non sia ritenuta manifestamente infondata, il gestore identifica, con propria valutazione, i soggetti ai quali inoltrare la segnalazione medesima in relazione ai profili di illiceità riscontrati e ai contenuti della segnalazione, individuando il destinatario o i destinatari tra i seguenti:

a) se competente, il Dirigente o l’Amministratore Unico della S.I.G.MA. Srl al quale è ascrivibile il fatto, per i soli casi in cui non si ravvisino ipotesi di reato;

b) l’Autorità giudiziaria, la Corte dei Conti, l’A.N.AC, per i profili di rispettiva competenza;

d) il Dipartimento della Funzione Pubblica, per quanto di competenza rispetto alle misure ritorsive e/o discriminatorie eventualmente assunte in danno del segnalante.

2. In ogni caso, il gestore provvede a comunicare l’esito della propria valutazione preliminare alla Direzione Aziendale, per le ulteriori eventuali azioni che si rendano necessarie a tutela dell’Ente.

3. Il gestore, all’atto della trasmissione della segnalazione, invia al segnalante apposita comunicazione contenente l’indicazione dei soggetti verso i quali la segnalazione è stata trasmessa.

15. Notizie sullo stato della segnalazione.

1. In qualunque momento il segnalante può chiedere informazioni al gestore sullo stato di avanzamento del procedimento mediante l’invio di apposita richiesta, utilizzando le stesse modalità usate per la trasmissione della segnalazione.

2. Il gestore, ove non ricorrano gravi ragioni impeditive (es. indagini penali in corso e corrispondenti obblighi di segreto), risponde alla richiesta di informazioni tempestivamente.

16. Conservazione di dati e ulteriori misure di sicurezza.

1. Le segnalazioni cartacee pervenute e la documentazione a corredo delle medesime sono conservate, a cura del gestore, presso i locali dell’Azienda individuati dal gestore, previa adozione di ogni opportuna cautela al fine di garantirne la massima riservatezza.

2. Salvo quanto previsto da specifiche disposizioni di legge, l’accesso ai dati inerenti alle segnalazioni è consentito esclusivamente al gestore e, se dallo stesso ritenuto necessario, ai componenti del gruppo di lavoro dedicato, previa formale autorizzazione del gestore.

17. Analisi periodica delle informazioni in materia di whistleblowing.

1. Il gestore, anche con il supporto del gruppo di lavoro dedicato alla gestione delle segnalazioni, raccoglie e organizza, periodicamente ed in forma anonima, i dati relativi alle segnalazioni e allo stato dei procedimenti di gestione delle segnalazioni medesime (es. numero di segnalazioni ricevute, tipologie di illeciti segnalati, ruoli e funzioni degli incolpati, tempi di definizione del procedimento disciplinare, etc.) pervenute in corso d’anno, al fine di:

a) identificare le aree di criticità sulle quali risulti necessario intervenire in termini di miglioramento e/o implementazione del sistema di controllo interno;

b) introdurre nuove misure specifiche di prevenzione della corruzione e/o di fenomeni di maladministration secondo quanto previsto dalla normativa vigente e dalle correlate prassi attuative.

18. Tutele per il segnalato

1. Il segnalato non può essere sanzionato disciplinarmente in mancanza di riscontri oggettivi circa la violazione segnalata, ovvero senza che si sia proceduto ad indagare i fatti oggetto di segnalazione e provveduto a contestare i relativi addebiti con le procedure di legge e/o di contratto.

2. Il segnalato può essere sentito, ovvero su richiesta, è sentito anche mediante procedimento cartolare, attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti.

3. I dati relativi ai soggetti segnalati sono comunque tutelati dalla disciplina in materia dei dati personali.

4. La tutela del segnalato si applica fatte salve le previsioni di legge che impongono l’obbligo di comunicazione del nominativo del soggetto segnalato (ad esempio richieste dell’Autorità giudiziaria o contabile).

19. Adozione, entrata in vigore e revisione della Procedura.

1. Il presente atto organizzativo entra in vigore il giorno successivo alla sua pubblicazione sul sito istituzionale della S.I.G.MA. Srl.

2. Le eventuali successive revisioni o modifiche della presente Procedura sono proposte dal gestore e approvate dall’Amministratore Unico con proprio provvedimento.

3. Il presente atto organizzativo è comunicato a tutti i dipendenti della S.I.G.MA. Srl e reso disponibile nella rete intranet dell’Azienda.